Ein Raumpostfach ist ein Ressourcenpostfach, das einem physischen Standort, z. B. einem Konferenzraum, einem Hörsaal oder einem Schulungsraum, zugeordnet ist. Mit Raumpostfächern können Benutzer auf einfache Weise diese Räume reservieren, indem sie Raumpostfächer in Ihre Besprechungsanfragen aufnehmen. Dabei verwendet das Raumpostfach Optionen, die Sie konfigurieren können, um zu entscheiden, ob die Einladung akzeptiert oder abgelehnt werden soll.

Voraussetzungen

Für die Einrichtung eines Raum oder Ressourcenpostfaches brauchen Sie einen aktiven hosted Exchange Plan sowie Zugriff auf unser Exchange Admin Center. Unser Exchange Admin Center erreichen Sie unter der im Artikel “Exchange Dienstadressen” hinterlegten URL. Bitte loggen Sie sich zunächst mit Ihren Zugangsdaten ein.

Einrichtung Schritt für Schritt

Schritt 1

Loggen Sie sich in unser Exchange-Verwaltungscenter (Link siehe oben) ein und navigieren Sie zur Übersichtsseite der Mailboxen:

Schritt 2:

Klicken Sie auf „New Mailbox“ bzw. „Neue Mailbox“ oben rechts:

Schritt 3

Wählen Sie bei „Gewählter Mailbox Typ“ das Feld „Equipment Mailbox“ aus. Wählen Sie aus dem Dropdown „Mailboxplan Name“ den Eintrag „Raum/Ressource“. Füllen Sie dann die Felder „Name“, „Nachname“, „eMail-Adresse“ aus und klicken Sie auf „Passwort generieren“. Bitte beachten Sie: die hier angegebene eMail-Adresse sowie das vergebene Passwort wird für die Einrichtung in Outlook nicht verwenden. Vergeben Sie daher in diesen Feldern Platzhalter:

Schritt 4

Vergewissern Sie sich, dass der Mailbox Typ auf „Equipment Mailbox“ und der Mailboxplan Name auf „Raum/Ressource“ gesetzt ist und klicken Sie dann auf „Mailbox erstellen“:

Schritt 5

Die Mailbox wird erstellt. Dies kann einen Moment dauern. Wechsel Sie dann wieder zurück zur Übersichtsseite der Mailboxen und wählen Sie das soeben angelegte Ressourcen Postfach durch Anklicken aus:

Schritt 6

Sie müssen nun die Berechtigungen vergeben, sodass Ihre Mitarbeiter auf die Ressource zugreifen können. Wechseln Sie dazu auf den Reiter „Permissions“ bzw. „Berechtigungen“:

Schritt 7

Scrollen Sie nach unten und vergeben Sie Berechtigungen für den Kalenderzugriff für Ihre Mitarbeiter. Hier gelistete Mitarbeiter können über Outlook den Raum bzw. die Ressource beim Anlegen einer Besprechung „buchen“. Klicken Sie für die Vergabe der Zugriffsrechte im Bereich „Calendar access“ bzw. „Kalenderzugriff“ auf „Add“ bzw. „Hinzufügen“. Wählen Sie die entsprechenden Exchange Benutzer aus und klicken Sie im Anschluss auf „Add Accounts“ bzw. „Konten hinzufügen“:

Schritt 8

Speichern Sie die soeben durchgeführten Änderungen durch Klicken auf „Save Changes and Exit“ bzw. „Speichern zurückkehren“:

Verwendung der Ressource in Outlook

Um die soeben angelegte Ressource für Besprechungen einzuplanen, wechseln Sie in Outlook in die Kalenderansicht.
Klicken Sie mit der rechten Maustauste auf „Meine Kalender“ und wählen Sie „Kalender hinzufügen“, dann „Aus Adressbuch“:

Vergewissern Sie sich im folgenden Fenster, dass Sie das Adressbuch „Globale Adressliste – ihreeMail-Adresse“ ausgewählt haben (wobei ihreeMail-Adresse für Ihre Exchange eMail-Adresse steht):

Wählen Sie dann die soeben angelegte Ressource aus und klicken Sie auf „OK“. Sie erhalten nun die Kalenderübersicht mit frei/gebucht Einträgen Ihrer Ressource:

Beim Anlegen eines neuen Termins können Sie nun durch klicken auf „Ort“ die soeben erstellte Ressource auswählen und in die Terminplanung mit einbeziehen: